CRM/ERP
Circuito de actas
Generación, envío, seguimiento y archivo de actas automatizados en el CRM, con recordatorios automáticos y el estado de cada expediente de un vistazo.
Herramientas
- Bitrix24
- Generación de documentos
- Firma con certificado digital
Ilustrado con datos ficticios. Proyecto real. Las capturas y ejemplos usan datos ficticios: no se muestran datos de clientes ni cifras de negocio.
Situación
Las actas se elaboraban, enviaban y seguían a mano. Para saber cuáles habían vuelto firmadas había que revisar el correo.
Solución
Un circuito completo en el CRM: el acta se genera desde el expediente y se envía a la empresa. A partir de ahí, la respuesta del cliente decide el camino: si la devuelve firmada, el sistema la detecta y la archiva solo; si pide firmarla con certificado digital, el circuito se desvía a esa firma; y si no contesta, la automatización le envía dos recordatorios y, si sigue sin respuesta, avisa al consultor principal para que lo llame.
Resultado
El estado de todos los expedientes, visible de un vistazo, y el fin del seguimiento manual por correo.
Cómo funciona
Generación del acta
El documento se crea desde el expediente, con sus datos.
Envío a la empresa
Bifurcación
¿Qué responde el cliente?
La devuelve firmada
El sistema la detecta y pasa directamente al archivo.
Pide firmar con certificado
El circuito se desvía a la firma con certificado digital.
No contesta
Dos recordatorios automáticos y, si sigue sin respuesta, aviso al consultor para que llame.
Archivo automático
El acta firmada se guarda en su sitio sin intervención.
Estado visible en el expediente
Demo
Recrea el circuito completo, desde la generación del documento hasta el archivo, con empresas y actas ficticias.
Genera un acta y envíala. Después, elige qué hace el cliente: devolverla firmada, pedir que la firmemos con certificado o no contestar.
Empresas y datos ficticios- Generadas
- 1
- Esperando respuesta
- 1
- Firma con certificado
- 1
- Archivadas
- 1
Nueva acta
Actividad automática
Aquí aparecerá lo que el sistema hace por su cuenta.
Documento generado
Rellenado automáticamente con los datos del expediente
ACTA DE LA JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
Transportes Muestra, S.A.
En el domicilio social, a 30 de junio de 2026, se reúnen los socios de Transportes Muestra, S.A., con asistencia de la totalidad del capital social.
Se aprueban por unanimidad los siguientes acuerdos:
- Traslado del domicilio social dentro del mismo término municipal.
- Modificación del artículo de los estatutos relativo al domicilio.
Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión.
Pendiente de firma por la empresa (documento firmado o certificado digital)
Estado de las actas
Generadas1
Transportes Muestra, S.A.
Junta general extraordinaria
Esperando respuesta1
Panadería Ficticia, S.L.
Decisiones del socio único
Día 7 sin respuesta
1 recordatorio(s) enviado(s)
Respuesta del cliente:
→ se enviará el 2.º recordatorio (día 14)
Firma con certificado1
Talleres Demo, S.L.
Junta general ordinaria
El cliente ha pedido firmarla con certificado digital
Archivadas1
Conservas Ejemplo, S.L.
Junta general ordinaria
Devuelta firmada por el cliente
Expedientes/Conservas-Ejemplo/Actas/2026/2026-06-15_junta-ordinaria.pdf
Recreación del circuito con empresas y documentos inventados; los plazos de los recordatorios son de ejemplo. En el sistema real, cada paso quedaba registrado en el expediente del CRM.