Procesos
Tramitación de subvenciones con lógica condicional
Formulario con preguntas condicionales, cálculo automático del importe y seguimiento de cada expediente hasta su cierre, sin que ninguno se quede olvidado.
Herramientas
- Bitrix24
- Formularios con lógica condicional
- Código QR
- Motor de reglas
Ilustrado con datos ficticios. Proyecto real. Las capturas y ejemplos usan datos ficticios: no se muestran datos de clientes ni cifras de negocio.
Situación
La gestión de las subvenciones autonómicas a la contratación se hacía a mano: interpretar los criterios de la convocatoria caso por caso, calcular el importe manualmente y coordinar por correo a consultores, facturación y dirección. Había riesgo de error de cálculo y de expedientes olvidados.
Solución
Un formulario web accesible por QR con lógica condicional: las preguntas se despliegan según las respuestas previas (modalidad de contrato, colectivo, grado de adaptación y porcentaje). Está conectado a un proceso en el CRM que avanza solo entre fases. Incluye un motor de cálculo del importe exacto según todos los criterios de la convocatoria, el cálculo automático de la fecha de fin de contrato y avisos programados que escalan al consultor, al responsable y a dirección si el expediente no se cierra. Facturación y el responsable comercial reciben un aviso automático con los datos que necesitan, y el cierre en ganado o perdido actualiza los registros y notifica los cambios.
Resultado
Cálculo homogéneo y sin error humano, ningún expediente sin seguimiento, y un registro completo de las subvenciones obtenidas, integrado en el cuadro de mando de Dirección.
Cómo funciona
Acceso por QR
El formulario se abre escaneando un código QR, desde el móvil o el ordenador.
Formulario condicional
Cada respuesta decide la siguiente pregunta: modalidad de contrato, colectivo, grado de adaptación y porcentaje.
Motor de cálculo
Importe exacto según los criterios de la convocatoria y fecha de fin de contrato.
Avisos automáticos
Facturación y el responsable comercial reciben los datos que necesitan.
Bifurcación
¿Expediente cerrado a tiempo?
No
Aviso escalado: consultor, después responsable y después dirección.
Sí
Cierre en ganado o perdido; se actualizan los registros.
Registro en el cuadro de mando
Cada subvención queda visible para Dirección.
Demo
Recrea la lógica del sistema con reglas inspiradas en un programa público de incentivos a la contratación. Todas las cifras son ficticias.
Cada respuesta decide la siguiente pregunta, y el cálculo se actualiza al momento.
Reglas y cifras ficticias0 de 1 preguntas respondidas
Incentivo estimado
Importe ficticio—
Responde las preguntas para ver el cálculo.
Seguimiento del expediente
Así avisaba el sistema si el expediente no se cerraba. Mueve el control para simular el paso de los días.
- Día 0 · Aviso a facturación y al responsable comercial, con los datos del expediente
- Día 7 · Recordatorio al consultor
- Día 14 · Escalado al responsable del departamento
- Día 21 · Escalado a dirección
Inspirada en la estructura del programa público de incentivos a la contratación de la Xunta de Galicia (TR342C). Importes, porcentajes y plazos inventados: no la uses para cálculos reales.